10 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ปัจจุบันนี้ มือถือกลายเป็นปัจจัยที่ 5 ของคนเราไปเสียแล้ว ดูได้จากอัตราการครอบครองมือถือของคนไทยมากกว่า 100% มาหลายปีแล้ว เพราะว่าคนไทยหลายคนชอบพกมือถือ 2 เครื่อง คงเนื่องจากโปรโมชั่นของผู้ให้บริการมือถือของแต่ละค่ายที่ให้กับลูกค้าที่เปิดซิมเบอร์ใหม่ ผมยังจำได้ว่ามือถือรุ่นแรกๆ ของโลกมีขนาดใหญ่พอๆ กับ กระบอกน้ำ ซึ่งมีฟังค์ชั่น แต่รับสายโทรออกเท่านั้น และราคาแพงมาก ซึ่งเด็กรุ่นๆ ใหม่คงไม่เคยเห็น ด้วยวิวัฒนาการทางเทคโนโลยี ปัจจุบันมือถือเริ่มทำอะไรได้หลายอย่างมากขึ้น จนเราสามารถแบ่งมือถือได้เป็น 2 ประเภทคือ Feature phone (มือถือรับสายโทรออกส่ง SMS MMS เท่านั้น) กับ Smart phone (มือถืออัจฉริยะ) ที่ทำให้เราสามารถทำอะไรได้หลายๆ อย่าง เกือบเทียบเท่าคอมพิวเตอร์ 1 ตัว เลยทีเดียว เกริ่นมาซะตั้งนาน ขอเข้าเรื่องเลยดีกว่าครับ
10 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
1) จัดลำดับงานตามความสำคัญของงาน โดยแบ่งลำดับงานที่ต้องทำก่อนหลังดังนี้
1.1) งานที่สำคัญ และ เร่งด่วน เป็นงานประเภทแรกที่ต้องรีบทำก่อนเพื่อน เช่น งานที่ถูกมอบหมายให้ทำให้เสร็จวันรุ่งขึ้น
1.2) งานที่สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน เป็นงานที่ต้องจัดสรรเวลามาทำ เช่น การตรวจสุขภาพประจำปี เป็นต้น
1.3) งานที่ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน วานคนอื่นทำได้ แต่ต้องรีบทำ เช่น จ่ายบิลค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น
1.4) งานที่ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน เป็นงานที่เก็บไว้ทำหลังจากงาน 3 ประเภทได้ทำเสร็จแล้ว เช่นเช็ค FACEBOOK, LINE เป็นต้น

 

2) อย่ารวบอำนาจ หรือเก็บงานทั้งหมดไว้กับตัวคนเดียวควรจะกระจายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ตามความสามารถของเขาเหล่านั้น ถึงแม้บางครั้งลูกน้องอาจจะทำงานได้ไม่ดีเท่าเราเองก็ตาม แต่เป็นการให้โอกาสฝึกฝนเขาให้มีพัฒนาการและประสบการณ์ในการทำงานมากขึ้น รวมทั้ง เป็นการผ่อนเบางานของเรา ทำให้เรามีเวลาไปคิดสร้างสรรค์โครงการใหม่ๆ
3) จัดเก็บข้าวของให้เป็นที่เป็นทางอย่างมีระเบียบเรียบร้อย บ่อยครั้งที่เราสูญเสียเวลาไปสิบกว่า นาที เพื่อหาสิ่งของหรืออุปกรณ์บางอย่างที่จำเป็น ถ้าเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ทำให้เราสูญเสียเวลาที่จะ ใช้ไปกับการทำงาน และยังทำให้เราหงุดหงิด สมองพาลจะไม่ปลอดโปร่ง อาจมีผลกระทบกับ ผลงานหรือการตัดสินใจได้

4) จัดตารางเวลาของสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันไว้ล่วงหน้า และพยายามอย่าใช้เวลาเกินกำหนดที่ตั้งไว้ โชคดีที่ปัจจุบัน Smart phone ทั้งหลายจะมี Calendar เป็น App ที่มากับเครื่องเลย ซึ่งปกติผมจะใช้โปรแกรม Outlook ในการจัดการ Calendar แล้วนำมา Sync กับมือถือของผม ทำให้ผม ไม่พลาดนัดหมายต่างๆ และเตือนผมให้เตรียมตัวสำหรับกิจกรรมต่างๆ

5) จำกัดการใช้โทรศัพท์ในรูปของ VOICE เพราะว่าเวลาคุยโทรศัพท์หลายครั้งที่เราจะต้องมีการคุย สารทุกข์สุขดิบ หรือเรื่องอื่นๆ ที่นอกเหนือจากประเด็นที่จะสนทนา หลายครั้งผมก็เลี่ยงโดยการ ใช้ App ต่างๆ เช่น Whatsapp หรือ Line ในการสื่อสารแทน นอกจากเป็นการประหยัดเวลา แล้วยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

6) App มือถือในปัจจุบัน มีความหลากหลายและเอื้ออำนวยความสะดวกให้กับชีวิตเราได้มาก ผม เองใช้มือถือระบบ Android ผมพบว่าให้มี App ให้เลือกใช้เป็นเรือนแสน ลองเลือก App ที่ เหมาะสมกับเรา จะทำให้เราสามารถบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น ผมเองเป็นนักลงทุนในตลาดหุ้น ผมก็จะ Download โปรแกรมเกี่ยวกับหุ้นไว้ 4-5 โปรแกรมไว้ติดตามดูสภาพการณ์ของตลาด หุ้นและราคาหุ้นรายตัว ไม่ว่าผมจะไปอยู่ที่ไหนก็ตาม ทำให้ผมสามารถสั่งซื้อและขายหุ้นได้แบบ Real time แทนที่จะต้องไปนั่งที่ห้องค้าหลักทรัพย์หรือนั่งเฝ้าจอที่บ้านเหมือนสมัยก่อน

7) นอกจากจัดลำดับความสำคัญของงานแล้ว การจัดลำดับความสำคัญของการอ่านและตอบ Email ก็เป็นสิ่งสำคัญ วันๆ หนึ่ง ผมจะได้รับ Emails 50-70 Emails ซึ่งผมก็จะดูจากหัวข้อและ ผู้ส่ง โดยจะเลือกอ่านและตอบ Emails ที่สำคัญก่อน แล้วเก็บ Email ที่ไม่สำคัญไว้อ่านในวันหยุด หรือช่วงเวลาว่างๆ โชคดีที่คนยุคนี้มี Smart phone ใช้ทำให้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เราก็สามารถรับ และส่ง Email ถึงกันได้ทั่วทุกมุมของโลก

8) ปัจจุบันเราไปเสียเวลากับ Social media ต่างๆ มากเกินไป ควรจะมีการจำกัดเวลาในแต่ละวัน ให้กับสิ่งเหล่านี้ในเวลาที่พอเหมาะและควรจะใช้ในช่วงเวลาว่างๆ เช่นช่วงพักเบรก อย่างไรก็ ตามผมคิดว่าเราไม่ควรจะให้เวลากับมันเกินครึ่งชั่วโมง/วัน แต่ก็อย่างว่าแหละครับ สมัยนี้ผู้ใช้ Smart phone ทั้งหลายก็ติดตั้ง Facebook Twitter IG Line ฯลฯ กันแทบทุกเครื่อง

9) รู้จักที่จะปฏิเสธ การที่เราเป็น MR OR MISS “YES” นั่นหมายถึงงานที่จะเป็น Overload สำหรับเราต้องเกิดขึ้นเป็นประจำ ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของเราแย่ลง และไม่สามารถจะทำงานหลายชิ้นได้ทันเวลา แต่ก็ไม่ใช่จะเป็น MR OR MISS “No” ในทุกๆ เรื่อง คงต้องดูตามความเหมาะสมเป็นเรื่องๆ ไป

10) ออกกำลังกายให้สม่ำเสมอและพักผ่อนนอนหลับให้ได้คืนละ 7-8 ชั่วโมง เพราะจะทำให้เรามีสุขภาพแข็งแรง จิตใจผ่องใส สามารถรับมือกับงานในแต่ละวันได้เป็นอย่างดี ยิ่งปัจจุบันมี App และ Gadget เสริมต่างๆ ที่ช่วยเราในการออกกำลังกายไม่ว่าจะเป็นการเดิน วิ่ง Workout yoga ฯลฯ รวมทั้ง App ที่ข่วยผ่อนคลายตอนนอนให้เราหลับสบายอีกด้วย
ถ้าสามารถทำตามที่ผมเสนอแนะได้ทั้ง 10 ข้อ ผมมั่นใจว่าทุกๆ ท่านจะกลายเป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพขององค์กร และเป็นคนที่น่ารักที่มีเวลาให้กับครอบครัว