จัดการกับโต๊ะทำงานที่รกรุงรัง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

คุณเคยรู้บ้างหรือไม่ ว่าถ้าคุณปล่อยให้ข้าวของในห้องรกรุงรังสกปรก ไม่เคยคิดที่จะจัดเก็บให้เป็นระเบียบเลยนั้น สามารถเป็นเหตุปัจจัยให้เรื่องวุ่นวายขยันเข้ามาหาคุณได้เหมือนกัน เช่น ตู้เสื้อผ้าที่ผ้าไม่เคยพับ มีเสื้อผ้าล้นออกมากองอยู่หน้าตู้ หรือโต๊ะทำงานที่เต็มไปด้วยกองกระดาษถูกฉีก ถูกขยำทิ้ง ทั้งที่เราก็มีวิธีในการจัดเก็บให้มันเรียบร้อย

หากคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่โอกาสที่คุณจะมีเรื่องวุ่น ๆ ในชีวิต ไม่ว่าจะเป็นห้องใต้ดินที่รกตู้เสื้อผ้าที่ล้นออกมา

ความยุ่งเหยิงและรกรุงรังบนโต๊ะทำงานอาจจะดูเป็นเรื่องเล็ก ๆ ที่ไม่มีพิษมีภัย แถมบางครั้งมันก็ทำให้เกิดความท้าทายในการทำงาน กระตุ้นให้ต้องจัดการหรือเคลียร์งานที่กองรกอยู่นั้นให้เสร็จ แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะดีเสมอไป เพราะข้าวของที่ระเกะระกะรกหูรกตานั้น ก็สร้างความเครียดในการทำงานได้ไม่น้อยเหมือนกัน เช่น

• ทำให้เสียสมาธิ
• ความรกรุงรังสกปรก ส่งผลกระทบทางลบต่อจิตใจ
• ทำให้รู้สึกอึดอัด
• สร้างความรู้สึกแย่
• เป็นอุปสรรคขัดขวางการทำงาน

เพราะฉะนั้น จึงควรหันมาให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้าวของบนโต๊ะทำงานให้สะอาด การแยกงานออกเป็นกอง ๆ ช่วยให้มองเห็นสิ่งที่ต้องทำก่อนทำหลัง คลายกังวลทางจิตใจในการทำงาน รู้ว่าต้องให้ความสำคัญกับอะไรก่อนหลัง และยังช่วยเพิ่มสมาธิได้ด้วย เพราะคุณกำจัดสิ่งรกหูรกตาออกไปหมดแล้ว

ยิ่งไปกว่านั้น ผลการศึกษาจาก American Academy of Sleep Medicine ยังพบว่าคนที่จัดข้าวของเป็นระเบียบเรียบร้อยดูสะอาดตา เพิ่มคุณภาพในการนอนหลับได้ กลับกัน คนที่อยู่ในห้องรก ๆ ก็มีแนวโน้มที่จะมีปัญหาในการนอนหลับ ส่งผลให้พักผ่อนไม่เพียงพอ ทั้งที่คุณก็รู้ดีว่าการนอนหลับสำคัญต่อประสิทธิผลในการทำงานอย่างไร!

เคล็ดลับจัดระเบียบความยุ่งเหยิง ให้มีพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ

1. เริ่มจากโต๊ะทำงาน

ขั้นตอนแรกในการเคลียร์โต๊ะทำงาน คือคุณต้องแยกให้ได้ว่าอะไรที่คุณจำเป็นต้องใช้เป็นประจำจริง ๆ สิ่งที่จำเป็นต้องวางไว้ใกล้มือเพื่อให้หยิบมาใช้งานได้สะดวก แยกของที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ใช้งานบ่อยออกไปไว้อีกกอง จากนั้นพิจารณาดูในแต่ละกองว่าของสิ่งไหนที่ไม่จำเป็นจะต้องนำมาวางไว้บนโต๊ะทำงาน ถ้าเจอแล้วจัดการเก็บมันเข้าลิ้นชักไป หรือถ้าไม่ได้ใช้งานแล้วก็คิดเสียว่าเป็นขยะที่ต้องกำจัดทิ้ง อาจจะลงทุนหาสิ่งที่เรียกว่า เครื่องทำลายเอกสารมาใช้ กรณีเป็นเอกสารไม่สำคัญ แต่คุณไม่กล้าทิ้งเพราะกลัวข้อมูลรั่วไหล

ข้าวของที่คุณโยนใส่ลิ้นชักไป เป็นของที่ไม่จำเป็นต้องอยู่บนโต๊ะ แต่ยังจำเป็นต้องหยิบใช้งาน ก็ให้นำมาไว้ให้ใกล้มือที่สุด อะไรที่สำคัญน้อยกว่าก็ให้ขยับห่างออกไป

นอกจากนี้ อย่าลืมจัดเก็บพวกสายไฟหรือปลั๊กไฟให้เรียบร้อย ข้าวของส่วนตัวไม่จำเป็นต้องนำมาวางบนโต๊ะ แต่ให้วางสิ่งของที่สามารถกระตุ้นการทำงาน สร้างแรงบันดาลใจในการทำงานแทน อย่างพวกไอเทมเสริมดวงการเงิน การงาน

2. พื้นที่ของออฟฟิศ

คุณใช้กล่องเอกสารใต้โต๊ะทำงานเป็นที่วางเท้า หรือนั่งเกาขาโดยที่ยกขาขึ้นมาว่างบนกล่องเอกสารอยู่หรือเปล่า หรือจะลุกไปไหนก็เข่ากระแทกของข้างโต๊ะอยู่ตลอด ถ้าถึงขั้นนี้แล้วก็จัดการมันเสียหน่อยเถอะ

ขั้นแรก คือ การกำจัดสิ่งกีดขวางทั้งหลายที่ตั้งวางขวางทางเฟอร์นิเจอร์ต้อนรับแขกหรือทางเข้าออกสำนักงาน เพื่อให้ลูกค้าและสมาชิกในทีมมีทางเดินที่กว้างขวางพอที่จะสวนทางกันได้ ขั้นต่อมาให้ดูว่าทิศทางโต๊ะทำงานของคุณนั้นเป็นอย่างไร คุณต้องรู้สึกเสียวสันหลังวาบทุกครั้งเวลาที่มีคนมายืนอยู่ข้างหลังหรือไม่ หรือหันไปในทิศที่เจอแต่คนเดินผ่านไปผ่านมาอยู่ตลอด ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ปรับทิศทางโต๊ะทำงานใหม่ เพื่อขจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นและรบกวนสายตาออกไป ถ้าจะให้ดี พิจารณาการจัดโต๊ะทำงานตามหลักฮวงจุ้ยด้วยก็ดี

นอกจากนี้ หากคุณอยากให้ออฟฟิศดูดีมีระดับขึ้นมาอีกหน่อย หาต้นไม้ที่ช่วยกรองอากาศมาวางในห้องทำงาน หรือจะตกแต่งพื้นที่โล่ง ๆ ด้วยงานศิลปะขนาดใหญ่สักชิ้นหรือสองชิ้น หรือจะเพิ่มโคมไฟทรงสูงที่กลมกลืนกับสภาพแวดล้อมก็ดูไม่เลวเหมือนกัน

3. จัดการหน้าจอคอมพิวเตอร์

เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการทำงานของเรามากขึ้น ทำให้ชีวิตเราก็เข้าไปวุ่นวายกับความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลตามไปด้วย ไล่ตั้งแต่กล่องรับอีเมลไปจนถึงหน้าจอเดสก์ท็อป มีที่อยู่แค่นั้นแต่ไฟล์เต็มจอรกรุงรังไปหมด ถึงเวลาที่ต้องจัดการมันแล้วล่ะ

การแก้ปัญหาหน้าจอคอมพิวเตอร์รก ไม่เพียงยังประโยชน์ในด้านความปลอดภัยเท่านั้น แต่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยตรง วิธีง่าย ๆ คือ ลบไฟล์เก่าที่ไม่ใช้งานแล้วออก หรือย้ายจากหน้าเดสก์ท็อปไปยังไดรฟ์อื่น ฮาร์ดไดร์ฟ หรือจะโยนเข้าระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ก็ตามแต่สะดวก

ไฟล์ไหนที่ยังอยู่บนหน้าจอเดสก์ท็อป ให้สร้างโฟลเดอร์จัดเก็บให้เรียบร้อย ตั้งชื่อให้เป็นระบบระเบียบ หาง่าย ทั้งนี้คุณควรแยกโฟลเดอร์ที่มีงานที่ต้องใช้ประจำออกจากงานที่ไม่ค่อยจำเป็นหรือไม่ได้เรียกใช้งาน เพื่อให้หาไฟล์ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

นอกจากนี้ หมั่นล้างถังขยะที่คุณโยนไฟล์ที่ไม่ใช้แล้วทิ้งไป เคลียร์โฟลเดอร์ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาเสียบ้าง กำจัดพวกไฟล์ที่ซ้ำซ้อนกันทิ้ง รวมถึงตั้งค่าการจัดเก็บอีเมลแบบอัตโนมัติ เพื่อให้คุณใช้เวลาน้อยลงในการหาดูอีเมล และยกเลิกการรับอีเมลที่คุณไม่ต้องการด้วย