วิธีแชร์ Google Drive ให้คนอื่นโดยไม่เปิดสาธารณะ แชร์เฉพาะคนได้ ทำตามง่าย

เวลาต้องส่งไฟล์ผ่าน Google Drive หลายคนอาจเลือกวิธี “ทุกคนที่มีลิงก์” เพราะสะดวกและไม่ต้องกรอกอีเมล แต่ถ้าเป็นเอกสารงาน ไฟล์ส่วนตัว หรือข้อมูลที่ไม่อยากให้คนอื่นเข้าถึง การแชร์แบบจำกัดเฉพาะบุคคลจะปลอดภัยกว่า

จริง ๆ แล้ว Google Drive สามารถ แชร์ไฟล์ให้เฉพาะคนที่ต้องการได้ โดยไม่จำเป็นต้องเปิดเป็นสาธารณะ เพียงระบุอีเมลของคนที่จะได้รับสิทธิ์ และกำหนดได้ด้วยว่าจะให้ดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์

วิธีแชร์ไฟล์ Google Drive ให้เฉพาะคน โดยไม่เปิดสาธารณะ

วิธีนี้เหมาะสำหรับการส่งไฟล์ให้เพื่อน เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือคนที่ต้องการระบุเป็นรายบุคคล

ขั้นตอนบนคอมพิวเตอร์

1. เปิด Google Drive
2. เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
3. คลิกขวาที่ไฟล์ แล้วเลือก แชร์ (Share)
4. ใส่อีเมลของคนที่ต้องการแชร์ไฟล์ให้
5. เลือกระดับสิทธิ์ที่ต้องการ
6. กด ส่ง (Send)

เมื่อทำแบบนี้ ไฟล์จะไม่ได้ถูกเปิดให้ทุกคนบนอินเทอร์เน็ตเข้าถึง แต่จะจำกัดการเข้าถึงไว้เฉพาะบัญชีที่ได้รับอนุญาต

Google Drive ตั้งสิทธิ์ให้คนอื่นได้ 3 แบบ

ก่อนกดส่งไฟล์ ควรเลือกสิทธิ์ให้เหมาะกับคนที่จะได้รับไฟล์ เพราะแต่ละแบบทำอะไรได้ไม่เหมือนกัน

1. ผู้ดู (Viewer)

ผู้รับสามารถเปิดและดูไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาในไฟล์

เหมาะกับการส่งเอกสารให้อ่าน เช่น

• เอกสารประกอบการประชุม
• รายงาน
• ใบเสนอราคา
• ไฟล์ PDF
• เอกสารที่ต้องการให้ดูอย่างเดียว

2. ผู้แสดงความคิดเห็น (Commenter)

ผู้รับสามารถดูไฟล์และเพิ่มความคิดเห็นหรือคอมเมนต์ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาหลักของไฟล์ เหมาะกับการส่งงานให้ตรวจ เช่น

• ร่างบทความ
• Presentation
• เอกสารที่ต้องการ Feedback
• งานที่ต้องการให้ทีมช่วยตรวจ

3. ผู้แก้ไข (Editor)

ผู้รับสามารถแก้ไขไฟล์ได้ โดยสิทธิ์นี้ควรให้เฉพาะคนที่จำเป็นต้องทำงานร่วมกันจริง ๆ เหมาะกับไฟล์ที่ต้องทำงานร่วมกัน เช่น

• Google Docs
• Google Sheets
• Google Slides
• ตารางทำงานของทีม

ข้อควรระวัง: หากเป็นไฟล์สำคัญ ไม่ควรให้สิทธิ์ Editor กับทุกคน เพราะผู้ที่ได้รับสิทธิ์สามารถแก้ไขเนื้อหาในไฟล์ได้

แชร์ Google Drive แบบไหนถึงเรียกว่า “ไม่เปิดสาธารณะ”?

ให้ดูที่ส่วน General access (การเข้าถึงทั่วไป) หากตั้งเป็น Restricted (จำกัด) หมายความว่า คนที่มีลิงก์อย่างเดียวจะไม่สามารถเปิดไฟล์ได้ หากไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึง

ในทางกลับกัน หากตั้งเป็น Anyone with the link (ทุกคนที่มีลิงก์) คนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ตามสิทธิ์ที่กำหนด

ดังนั้น หากต้องการแชร์เฉพาะคน แนะนำให้ตั้งเป็น Restricted → ระบุอีเมลคนที่ต้องการแชร์ แทนการเลือก “Anyone with the link”

คนที่มีลิงก์ Google Drive แต่ไม่ได้รับอนุญาต เปิดไฟล์ได้ไหม?

หากไฟล์ตั้งค่าเป็น Restricted คนที่ไม่ได้รับสิทธิ์จะไม่สามารถเปิดไฟล์ได้ แม้จะมี URL ของไฟล์ก็ตาม เมื่อพยายามเปิดไฟล์ ระบบอาจแสดงหน้าแจ้งว่าไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ และสามารถส่งคำขอเข้าถึงไปยังเจ้าของไฟล์ได้

นี่จึงเป็นวิธีที่เหมาะกับเอกสารที่ไม่ต้องการให้ใครก็ตามที่ได้ลิงก์สามารถเปิดดูได้

วิธีเช็กว่า Google Drive ไฟล์นี้แชร์กับใครบ้าง

หากจำไม่ได้ว่าเคยแชร์ไฟล์ให้ใครบ้าง สามารถตรวจสอบได้จากเมนูแชร์

1. คลิกขวาที่ไฟล์
2. เลือก แชร์ (Share)
3. ตรวจสอบรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึง
4. ตรวจสอบระดับสิทธิ์ของแต่ละคน
5. ดูที่ส่วน General access ว่าตั้งเป็น Restricted หรือไม่

หากพบว่ามีคนที่ไม่ควรเข้าถึงไฟล์ สามารถแก้ไขสิทธิ์ได้ทันที

วิธีเอาคนออกจากไฟล์ Google Drive

หากแชร์ไฟล์ผิดคน หรือไม่ต้องการให้ใครเข้าถึงไฟล์ต่อ สามารถยกเลิกสิทธิ์ได้

1. เปิดเมนู แชร์ (Share)
2. ค้นหารายชื่อหรืออีเมลของคนที่ต้องการนำออก
3. คลิกเมนูสิทธิ์ข้างชื่อ
4. เลือก นำสิทธิ์เข้าถึงออก (Remove access)
5. กดบันทึกหรือยืนยันตามที่ระบบแสดง

หลังจากนำสิทธิ์ออกแล้ว บุคคลนั้นจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ผ่านสิทธิ์เดิมได้อีก

ถ้าต้องส่งไฟล์ให้คนจำนวนมาก ควรเลือกแบบไหน?

หากเป็นไฟล์ทั่วไปที่ไม่ได้มีข้อมูลสำคัญ การใช้ลิงก์อาจสะดวกกว่า แต่ถ้าเป็นข้อมูลส่วนตัวหรือเอกสารงาน แนะนำให้แชร์แบบระบุอีเมลเป็นรายบุคคล

ลักษณะไฟล์	วิธีแชร์ที่แนะนำ
เอกสารส่วนตัว	Restricted + ระบุอีเมล
เอกสารงาน	Restricted + ระบุอีเมล
ไฟล์ที่ให้เพื่อนร่วมงานแก้ไข	Restricted + Editor
ไฟล์ให้ลูกค้าอ่าน	Restricted + Viewer
ไฟล์ให้ตรวจและแสดงความคิดเห็น	Restricted + Commenter
เอกสารที่ต้องการให้ใครก็เปิดได้	Anyone with the link

แชร์ Google Drive ให้คนอื่น แต่ไม่อยากให้แก้ไฟล์ ทำอย่างไร?

ตอนแชร์ไฟล์ ให้เลือกสิทธิ์เป็น Viewer (ผู้ดู) แทน Editor

วิธีนี้คนที่ได้รับอนุญาตจะสามารถเปิดไฟล์เพื่ออ่านหรือดูข้อมูลได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาหลักของไฟล์ สำหรับเอกสารสำคัญ วิธีนี้จึงเหมาะกว่าการให้สิทธิ์ Editor โดยไม่จำเป็น

สรุป วิธีแชร์ Google Drive โดยไม่เปิดสาธารณะ

การแชร์ Google Drive ไม่จำเป็นต้องตั้งเป็น “ทุกคนที่มีลิงก์” หากต้องการให้เฉพาะบางคนเข้าถึงไฟล์ สามารถตั้งค่า General access เป็น Restricted แล้วระบุอีเมลของคนที่ต้องการแชร์ได้โดยตรง

นอกจากนี้ยังเลือกได้ว่าจะให้ผู้รับเป็น Viewer, Commenter หรือ Editor จึงสามารถควบคุมได้ว่าใครเห็นไฟล์ ใครแสดงความคิดเห็น และใครสามารถแก้ไขไฟล์ได้

สำหรับไฟล์งานหรือข้อมูลส่วนตัว หากไม่ได้มีเหตุผลที่ต้องเปิดให้คนทั่วไปเข้าถึง แนะนำให้ใช้ Restricted + แชร์เฉพาะอีเมลที่ต้องการ จะควบคุมการเข้าถึงได้ดีกว่า