คำที่ควรใช้ และ คำที่ไม่ควรใช้ (ภาษาพูด) ในการเขียนหนังสือราชการ

ภาษาราชการ คือภาษาที่มีการกำหนดให้เป็นภาษาหลักในการติดต่อสื่อสารภายในประเทศและเขตแดนที่ติดต่อกับประเทศนั้น บางครั้งภาษาท้องถิ่นถูกเข้าใจผิดว่าเป็นภาษาทางการเพราะมีการใช้การติดต่อกับทางส่วนการปกครองของท้องที่นั้น สำหรับประเทศไทยนั้น ใช้ภาษาไทยมาตรฐาน เป็น "ภาษากลาง" ที่ได้พัฒนารูปแบบขึ้นมาจากภาษาไทยถิ่นกลางมาโดยลำดับ จนมีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างจากภาษาไทยถิ่นกลางอื่น ๆ เรียกอีกอย่างว่าเป็นภาษาหนังสือ เป็นภาษาที่ใช้ในเอกสารราชการ การประชุมที่เป็นทางการ หนังสือ และตำราต่าง ๆ โดยปรากฏแนวการพัฒนาเป็นภาษากลางตั้งแต่สมัยรัชกาลที่ 5

การใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการในการเขียนหนังสือราชการนอกจากรูปแบบจะถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณแล้วยังจำเป็นต้องมีความชัดเจนถูกต้องสมเหตุสมผล มีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นระเบียบ นอกจากนี้จำต้องมีการใช้ถ้อยคำภาษาที่ถูกต้องชัดเจนเหมาะสมและสละสลวยน่าอ่านอีกด้วยดังนั้นการเขียนหนังสือราชการจึงเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ใน ด้านศาสตร์คือการมีหลักการในการเขียนที่ชัดเจนการใช้ภาษาถูกต้องตามหลักการใช้ภาษาใช้ให้เหมาะสมกับบุคคลและโอกาสส่วน ในด้านศิลป์มีการใช้ภาษาที่นุ่มนวลสำนวนไพเราะที่ทำให้บรรลุวัตถุประสงค์การเป็นผู้สนใจอ่านคือการอ่านมาก และการฝึกการเขียนคือการเขียนมากย่อมทำให้เขียนหนังสือได้ดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากเป็นการเพิ่มทักษะจนเกิดเป็นความชำนาญในการเขียนหนังสือ

ตัวอย่าง คำที่ควรใช้ และ คำที่ไม่ควรใช้ (ภาษาพูด) ในการเขียนหนังสือราชการ

คำที่ควรใช้	คำที่ไม่ควรใช้ (ภาษาพูด)
หาก	ถ้า
ขณะนี้	เดี๋ยวนี้
เช่นเดียวกัน	เหมือนกัน
เช่นใด ประการใด	อย่างไร
ได้หรือไม่	ได้ไหม
แจ้ง	บอก
ดำเนินการ	ทำ
ตรวจสอบ	ตรวจดู
ประสงค์	ใคร่
อนุเคราะห์	ช่วย
มิได้ หาได้ไม่ มีอาจ... ได้	ไม่ได้
มิชอบ ไม่สมควร	ไม่ดี
เหตุใด	ทำไม
สิ่งใด อันใด	อะไร
ขอรับการสนับสนุน	ขอยืม
ประสานงานไปยัง	ติดต่อไปยัง
ในกรณีนี้	ในเรื่องนี้
แล้วเสร็จ เรียบร้อยแล้ว	เสร็จแล้ว
ยังไม่ได้ดำเนินการแต่อย่างใด	ยังไม่ได้ทำ