การทำงานในทุกวันนี้ไม่ได้จำกัดเพียงในพื้นที่ออฟฟิศอีกต่อไป หลายครั้งที่พบว่าการประชุม สัมมนา การขายงาน หรือแม้กระทั่งการร่างรัฐธรรมนูญ ยังเลือกทำใน รีสอร์ตตากอากาศ อย่าง หัวหิน หรือพัทยา และถ้าบังเอิญโอกาสแบบนี้ได้เกิดขึ้นกับคุณบ้าง จะมีวิธีการคิดดำเนินการอย่างไรให้สามารถจัดการทุกอย่างได้อย่างดีเยี่ยม บรรลุเป้าหมาย และนี่คือคำแนะนำที่ WP สรรหามาฝากค่ะ

กำหนดวัตถุประสงค์และกิจกรรมนโยบาย ในการจัดกิจกรรม นอกสถานที่เกิดขึ้นด้วยวัตถุประสงค์ที่แตกต่างหลากหลาย ดังนั้นก่อนการสร้างสรรค์จริงจึงต้องจัดทำโครงการเสนอก่อนเพื่อการอนุมัติรับรอง รูปแบบของใบโครงการควรประกอบด้วย วัตถุประสงค์ คอนเซ็ปต์ และแนวคิดของการจัดกิจกรรม รายละเอียดกิจกรรม ผลที่คาดหมายว่าจะได้รับ และงบประมาณ ซึ่งในขั้นตอนนี้อาจต้องมีการแก้ไข และปรับเปลี่ยนหลายครั้งจนได้รับความเห็นชอบ การเขียนโครงการให้ผ่านได้สะดวก คือ ยึดจุดมุ่งหมายของโครงการเป็นหลัก และพยายามวางแผนการใช้งบประมาณให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เลือกสถานที่ให้สัมพันธ์กับงบประมาณ สถานที่ควรเลือกให้สอดคล้องกับกิจกรรม เดินทางสะดวก ใช้เวลาไม่นานจากสำนักงานหรือจุดนัดหมาย ที่สำคัญต้องมีพื้นที่และอุปกรณ์เครื่องมือพร้อมเพื่อความสะดวกในการ ทำกิจกรรม และทั้งหมดนี้ต้องเลือกให้สัมพันธ์กับงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ได้รับการจัดสรร ก่อนการตกลงวางเงินหรือคอนเฟิร์ม คุณและทีมงานควรวางแผนการเยี่ยมชม ด้วยการตระเวนชมสถานที่จริงหลายแห่ง ถ่ายภาพแล้วนำมาทำรายงานสรุปเปรียบเทียบจุดดีจุดด้อย ราคา วัสดุอุปกรณ์ที่ให้บริการ เพื่อขอความเห็นชอบจากที่ประชุม กำหนดตารางกิจกรรม และประชาสัมพันธ์ กำหนดกิจกรรมลงเป็นตารางเวลา แบบละเอียด ระบุวัน จำนวนชั่วโมง และกิจกรรม จากนั้นนำเสนอที่ประชุมจนผ่าน แล้วกระจายไปยังแผนกหรือบุคคลที่จะต้องเข้าร่วมกิจกรรมเพื่อรับทราบ ในกรณีที่เป็นองค์กรใหญ่อาจต้องมีการทำสื่อสนับสนุนอื่น เช่น โบรชัวร์ และโปสเตอร์ ข้อความประชาสัมพันธ์ควรอ่านง่าย ชัดเจน และไม่มีประเด็นมาก ประกอบด้วย ชื่อกิจกรรมโครงการ วัตถุประสงค์ วันเวลา และสถานที่จัด การนัดหมาย แบ่งงานรับผิดชอบ และจัดประชุมย่อย ในกรณีที่คุณหรือแผนกต้องเตรียมเนื้อหางานในการร่วมพรีเซ้นต์ในวันงาน ควรจัดแบ่งในทีมเป็นส่วนต่างๆ เพื่อแยกกันดูแลรับผิดชอบ เช่น ฝ่ายจัดเตรียมข้อมูลและพรีเซ้นต์ ฝ่ายสร้างสรรค์กิจกรรม ฝ่ายสถานที่ และฝ่ายอำนวยการ จากนั้นควรนัดประชุมแต่ละฝ่ายเพื่อร่วมกันแก้ปัญหาและติดตามความคืบหน้าของงาน ควบคุมเวลาและความกระชับของกิจกรรมในวันงาน สิ่งสำคัญที่สุดในวันงานคือการประสานงาน และควบคุมเวลาให้เป็นไปตามแผนงาน ต้องอาศัยการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและปฏิภาณพลิกแพลงให้ปรับเปลี่ยนตารางงานได้ตามสถานการณ์ คุณอาจไม่ต้องยึดกับตารางงานเสมอไป สามารถโยกย้ายสับเปลี่ยนได้แต่ต้องทำทุกกิจกรรมที่วาง แผนให้ครบถ้วนตามวัตถุประสงค์ สรุปและประเมินผลความสำเร็จ หลังกิจกรรม ควรมีการประเมินโครงการทั้งในแง่ของผู้ดำเนินการ และกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งอาจวัดจากการให้ทำแบบสอบถามหรือการสัมภาษณ์ เมื่อได้ข้อมูลทั้งหมดแล้ว ต้องเขียนเป็นบทสรุปโครงการในแบบเดียวกับการทำหนังสือเสนอโครงการ ซึ่งประกอบด้วย วัตถุประสงค์และผลการบรรลุ พฤติกรรมและการตอบสนอง พฤติกรรมของผู้ร่วมโครงการ มุมมองทัศนคติหรือความรู้ที่เพิ่มพูนตามวัตถุประสงค์ของผู้ร่วมโครงการ บัญชีงบประมาณการใช้จ่าย ความสำเร็จของโครงการ จุดที่ต้องแก้ไขของโครงการและแนวคิดที่ควรนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการอื่นในอนาคตWoman plus Vol.8 No. 407 (19 October 2007)

อัลบั้มภาพ เตรียมตัวอย่างไร เมื่อต้องพรีเซ้นต์งานนอกสถานที่ ภาพที่ 2 / 2

เตรียมตัวอย่างไร เมื่อต้องพรีเซ้นต์งานนอกสถานที่