ใช้โปรแกรมแชทที่ทำงาน อาจเป็นดาบสองคมแก่คุณก็ได้นะ
จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่นึกครึ้มให้คนล่นกันสนุกๆ แต่ไฉนเลยกลับบานปลายจนทำให้สาวทำงานติดงอมแงม และกลายเป็นดาบสองคมในเวลาต่อมา
สาวรุ่นใหม่คงไม่มีใครใช้โปรแกรมแชทไม่เป็น เช่น MSN ซึ่งโปรแกรมนี้ช่วยให้คุณได้พูดคุยกับเพื่อนสนิท ลูกค้า และเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็วในเวลาพร้อมกันได้หลายๆ คน
จากการวิจัยเรื่อง
Instant Messaging & Blog Surveyed ในปี 2006 โดย
American Management Association พบว่าจาก 416 บริษัทมีพนักงานทั่วไปจำนวน 35% ที่นิยมใช้โปรแกรมโต้ตอบข้อความระหว่างการทำงาน และเมื่อคำนวณแล้วพบว่ามีการส่งข้อความจำนวนหนึ่งพันล้านข้อความต่อปี จึงเกิดความคิดออกเป็นสองขั้วขึ้น โดยบางบริษัทเห็นว่าการเล่นโปรแกรมนี้เป็นอุปสรรค ทำให้เสียเวลาในการทำงาน แต่บางบริษัทเห็นว่ามันมีประโยชน์ที่จะใช้โต้ตอบและส่งไฟล์ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าวิธีอื่นๆ ฉะนั้น สำหรับคนทำงานอย่างเรา ก็ต้องรู้จักใช้โปรแกรมเหล่านี้ให้เป็น เพื่อไม่ให้เกิดโทษตามมาภายหลัง ดังนี้
ดูนโยบายบริษัท
ทุกบริษัทมีนโยบายเกี่ยวกับการเลือกใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ซึ่งคุณก็ควรศึกษาก่อนว่ามีกฎห้ามเล่น ดาวน์โหลด หรือแนบไฟล์อะไรหรือไม่ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหากับระบบตอนหลัง ที่จะทำให้ข้อมูลหลักเสียไป
ใช้ข้อดีของโปรแกรมแชต
หลายออฟฟิตพยายามสนับสนุนให้พนักงานใช้โปรแกรมแชต ถึงขนาดบางบริษัทมีบริการโปรแกรมแชทส่วนตัวภายในออฟฟิต เพื่อป้องกันเรื่องลิขสิทธิ์และง่ายต่อการตรวจสอบ เพราะเห็นถึงประโยชน์ต่อการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายไปแล้ว และใชเวลาในการโต้ตอบน้อยมาก
ข้อความอาจตกค้างในเครื่อง
สำหรับสาวๆ ที่ติดตั้งโปรแกรมแชตโปรดรู้ไว้ด้วยว่า ข้อความที่คุณพิมพ์ไม่ว่าจะอยู่หน้าจอเครื่องของคุณหรือเพื่อนร่วมงานก็ตามมีสิทธิ์จะโชว์ข้อความนั้นออกมาให้คนอื่นๆ ที่เดินผ่านเห็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นข้อมูลหรือรูปภาพส่วนตัวที่ไม่ควรโชว์ให้ใครๆ ในที่ทำงานเห็น
ระวังไวรัสจอมทำลาย
เมื่อคุณมีการส่งข้อความหรือไฟล์งานผ่านโปรแกรมแชทแล้ว สิ่งที่มักจะแถมมาด้วยคือไวรัส ที่พร้อมจะเข้าทำลายข้อมูลภายในเครื่องของคุณ ยิ่งกว่านั้นอาจจะแพร่กระจายเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ อีกด้วย ดังนั้น ถ้าคุณชอบส่งไฟล์หรือรักการดาวน์โหลด ควรจะอัพเดตโปรแกรมต้านไวรัสอยู่เสมอ
อย่าตั้งชื่อเป็นภัย
ทุกๆ โปรแกรมแชทจะให้คุณตั้งชื่อที่เป็นตัวตนของคุณเอง รวมทั้งโปรแกรมบางค่ายยังสามารถโชว์รูปภาพหน้าตาพร้อมใส่อารมณ์ความรู้สึกลงไปได้ด้วย ขอเตือนว่าให้คุณตั้งชื่อและใส่รูปแบบกลางๆ อย่าแสดงความรู้สึกให้มากมายนัก เพราะว่าลูกค้าและเพื่อนร่วมงานคงไม่อยากส่งงานให้แก่คนที่ใช้ชื่อว่า “เบื่องานเหลือเกินหรือเมื่อไรจะเลิกแก้งานเสียที”
แยกแยะเพื่อนกับลูกค้า
ตั้งกรุ๊ปภายในโปรแกรมแชทและจัดระเบียบให้ลูกค้าอยู่ในส่วนการทำงาน เช่น Co-Workers, Clients และเพื่อนสนิทอยู่ในอีกส่วนหนึ่ง เช่น Personal, Buddy เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นยามเราคลิกและพิมพ์อย่างรวดเร็ว โดยไม่ได้เช็กชื่อก่อน เมื่อแยกกรุ๊ปเป็นส่วนๆ แล้วโอกาสผิดพลาดก็จะน้อยลง
ระมัดระวังการคุย
เมื่อธรรมชาติของสาวๆ รักในการสื่อสาร และการแชทก็เป็นช่องทางหนึ่งที่สามารถโต้ตอบได้รวดเร็วเหมือนการพูดคุยปกติ ดังนั้น คุณควรระมัดระวังคำนินทาหรือคำว่ากล่าวต่างๆ ที่สามารถหลุดออกไปสู่เพื่อนๆ วงนอกได้ เพราะสถานะของทุกคนล้วนออนไลน์เหมือนกันหมด เพียงแค่คุณพิมพ์ให้ผิดคน หรือข้อความที่คุณส่งไปกลายเป็นคนอื่นได้อ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์แทนเพื่อนของคุณ แบบนี้งานเข้าแน่ๆ
